Datenschutzerklärung

Der Schutz deiner Daten ist uns wichtig. Diese Erklärung informiert dich darüber, welche personenbezogenen Daten wir in dieser Anwendung („MontiBor") für die Helfer-Anmeldung zum Weihnachtsbasar verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage. Maßgeblich ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Montessori-Fördergemeinschaft Borken e.V.
An der Aa 19-21
46325 Borken

Ansprechpartner Basarteam: Jenny Feldhaus, Mirija Hensel, Lilli Panagiotidis, Beate Schaubhut, Lee Stramka, Jutta Schlüter, Rebeca Taplan

E-Mail: basar@montessori-foerdergemeinschaft-borken.de

2. Welche Daten wir verarbeiten und wozu

Wir verarbeiten nur die Daten, die für die Organisation des Basars und deine Helfer-Anmeldung erforderlich sind:

a) Zugang & Anmeldung am Konto

Für die Anmeldung nutzen wir ein passwortloses Verfahren („Magic Link"): Du gibst deine E-Mail-Adresse an und erhältst einen einmaligen Login-Link. Verarbeitet werden deine E-Mail-Adresse sowie technische Sitzungsdaten (Login-Zeitpunkt, Sitzungs-Token).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – die Bereitstellung des Kontos erfolgt auf deine Anfrage hin und ist zur Nutzung der Helfer-Anmeldung erforderlich.

b) Profil- und Kontaktdaten

Dein Name und – sofern angegeben – deine Telefonnummer. Diese nutzt das Orga-Team für Rückfragen rund um deine Helfer-Dienste, insbesondere am Basartag.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die verlässliche Koordination der Helfenden am Basartag. Die Telefonnummer ist freiwillig; ohne sie erreichen wir dich per E-Mail.

c) Angaben zu deinen Kindern (Vorname & Klasse)

Du hinterlegst zu deinem/deinen Kind(ern) jeweils den Vornamen und die Klasse bzw. Gruppe. Diese Angabe bestimmt, an welchen Ständen du dich eintragen darfst (jeder Stand ist bestimmten Klassen zugeordnet). Bitte gib möglichst nur den Vornamen an – mehr ist für die Zuordnung nicht erforderlich. Angaben zu deinen Kindern sind ausschließlich für dich selbst und für das Orga-Team sichtbar, nicht für andere Eltern und nicht für Elternvertreter:innen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die klassengerechte Zuordnung der Helfer-Stände.

d) Helfer-Anmeldungen, Material-Spenden & Fragen

Wenn du dich für einen Zeitabschnitt (Slot) an einem Stand einträgst, Material zusagst oder eine Frage stellst, speichern wir diese Eintragungen samt Zeitpunkt, um den Basar planen zu können.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Planung und Durchführung des Weihnachtsbasars.

e) E-Mail-Benachrichtigungen

Sofern aktiviert, erhältst du E-Mails zu Ständen, für die du eingetragen bist (z. B. neue Infos oder Material-Bedarf) sowie zu allgemeinen Ankündigungen rund um den Basar. Es handelt sich um organisatorische Nachrichten zu deinen eigenen Eintragungen, nicht um Werbung. Du kannst diese Benachrichtigungen jederzeit in deinem Profil abschalten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die organisatorische Information der Helfenden.

f) Planung, Auswertung und Helfer-Listen des Orga-Teams

Damit der Basar planbar bleibt, wertet das Orga-Team die Eintragungen aus: wie viele Plätze an welchem Stand noch frei sind, wo Helfende fehlen und welche Material-Zusagen eingegangen sind. Dafür sehen Administratoren und die zuständigen Stand-Organisator:innen die Belegung der Slots mit den Namen der eingetragenen Eltern und können Helfer-Listen als Datei (CSV) herunterladen – etwa, um am Basartag eine ausgedruckte Liste am Stand zu haben.

Diese Auswertungen und Listen nutzen wir ausschließlich zur Organisation des Basars. Wir erstellen daraus keine Bewertung einzelner Personen; heruntergeladene Dateien löscht das Orga-Team nach Abschluss des Basars.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Planung und Durchführung des Basars sowie die verlässliche Besetzung aller Stände.

Pflichtangaben und freiwillige Angaben

Erforderlich für die Teilnahme sind deine E-Mail-Adresse (für den Login), dein Name sowie mindestens ein Kind mit Klassenzuordnung – ohne diese Angaben können wir dir keine Helfer-Dienste zuordnen. Freiwillig sind deine Telefonnummer, die Sichtbarkeit deines Namens (Ziffer 3) und die E-Mail-Benachrichtigungen. Aus einer Nichtangabe entstehen dir keine Nachteile außer der eingeschränkten Nutzbarkeit der jeweiligen Funktion.

3. Sichtbarkeit deines Namens für andere Eltern und die Elternvertretung (Einwilligung)

Damit du dich leichter mit Bekannten zum gemeinsamen Dienst verabreden kannst, kann dein Name angezeigt werden

• anderen eingetragenen Eltern auf einem Slot und
• der Elternvertretung deiner Klasse in deren Übersicht (siehe Ziffer 4).

Beides geschieht ausschließlich, wenn du dem aktiv zustimmst – standardmäßig ist die Anzeige deines Namens ausgeschaltet. Die Einwilligung umfasst beide oben genannten Fälle; es gibt dafür ein gemeinsames Häkchen in deinem Profil.

Hast du nicht zugestimmt, bleibst du für andere Eltern und für die Elternvertretung anonym; deine Eintragung zählt zwar zur Belegung des Slots, dein Name wird aber nicht angezeigt. Das Orga-Team (Administratoren und Stand-Organisator:innen) sieht zur Durchführung des Basars stets die vollständigen Angaben.

Du kannst diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in deinem Profil erteilen oder widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

4. Elternvertreter:innen deiner Klasse

Für einzelne Klassen bzw. Gruppen kann der Verein Elternvertreter:innen benennen. Sie helfen dabei, offene Helfer-Dienste der eigenen Klasse zu besetzen, und sehen dafür im Bereich „Gruppen":

• Immer: welche Dienste eurer Klasse zugeordnet sind, wie viele Plätze davon noch unbesetzt sind und wie viele Familien der Klasse sich bereits eingetragen haben. Diese Übersicht enthält keine Namen.
• Nur mit deiner Einwilligung nach Ziffer 3: deinen Namen zusammen mit der Information, ob und für wie viele Schichten du dich eingetragen hast.

Ohne deine Einwilligung erscheinst du dort nicht namentlich, sondern nur anonym in der Gesamtzahl. Angaben zu deinen Kindern, deine E-Mail-Adresse und deine Telefonnummer sind für Elternvertreter:innen nicht sichtbar; sie erhalten auch keine Verwaltungsrechte.

Elternvertreter:innen werden vom Verein benannt, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und dürfen die Angaben ausschließlich für die Helfer-Organisation des jeweiligen Basars verwenden – nicht für eigene Zwecke, Werbung oder eine Weitergabe an Dritte.
Rechtsgrundlage: Für die namenlose Übersicht der offenen Dienste Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der vollständigen Besetzung der Stände). Für die Anzeige deines Namens Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

5. Wer sieht welche Daten

Zur Übersicht – innerhalb der Anwendung gibt es vier Sichtbarkeitsstufen:

• Andere Eltern: deinen Namen auf einem gemeinsamen Slot, und nur wenn du nach Ziffer 3 zugestimmt hast. Keine Kontaktdaten, keine Angaben zu deinen Kindern.
• Elternvertreter:innen deiner Klasse: zusätzlich, ob du dich eingetragen hast – ebenfalls nur bei Zustimmung nach Ziffer 3. Näheres in Ziffer 4.
• Stand-Organisator:innen: für die von ihnen betreuten Stände die vollständige Helfer-Liste mit Namen, um den Stand zu organisieren.
• Administratoren (Orga-Team/Vorstand): alle in Ziffer 2 genannten Daten, soweit das für die Durchführung des Basars und die Verwaltung der Konten erforderlich ist.

6. Empfänger & Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe deiner Daten an Dritte zu eigenen Zwecken findet nicht statt. Zum Betrieb der Anwendung setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) bestehen:

• Hosting der Anwendung: Vercel Inc. – Betrieb und Auslieferung der Website.
• Datenbank: Neon Inc. – Speicherung der oben genannten Daten (EU-Region).
• E-Mail-Versand: Resend (Plus Five Five, Inc.) – Versand der Login-Links und Benachrichtigungen.

Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Anbieter danach zertifiziert ist, und ergänzend auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie dieser Garantien kannst du unter der oben genannten Kontaktadresse anfordern.

7. Cookies

Wir setzen ausschließlich ein technisch notwendiges Cookie zur Verwaltung deiner Login-Sitzung. Es dient allein dazu, dich während deines Besuchs angemeldet zu halten. Tracking-, Werbe- oder Analyse-Cookies setzen wir nicht ein. Für technisch notwendige Cookies ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

8. Speicherdauer

Wir speichern deine Daten, solange dein Konto besteht bzw. so lange es für die Organisation des jeweiligen Basars erforderlich ist. Eintragungen zu einem Event werden nach dessen Abschluss archiviert und anschließend gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Benennung als Elternvertreter:in endet mit dem jeweiligen Basar; der Zugriff auf den Bereich „Gruppen" entfällt damit. Du kannst die Löschung deines Kontos jederzeit verlangen (siehe Ziffer 9).

9. Deine Rechte

Dir stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft – etwa der Namens-Sichtbarkeit (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Viele Einstellungen kannst du direkt in deinem Profil ändern. Für alle weiteren Anliegen wende dich an die oben genannte Kontaktadresse.

Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Anwendung oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung (siehe „Stand" oben).